Receiving Hotel |

Receiving

Receiving merupakan salah satu bagian dari Accounting Department yang bertanggungjawab terhadap penerimaan barang di hotel. Menurut Bartono, (2005 : 70) Staff Receiving berkewajiban untuk menerima, memeriksa barang, atau bahan olahan yang datang dan diserahkan oleh pemasok atas pesanan dari bagian pembelian. Pada prinsipnya semua barang-barang yang masuk ke hotel untuk keperluan operation harus melalui bagian receiving,guna pendataan dan kontrol yang diperlukan. Adapun tujuan utama dari menerima barang-barang adalah mendapatkan barang-barang yang berkualitas dan jumlah yang sesuai dengan pesanan dan sesuai dengan harga yang dicatat.

Selain menerima, receiving juga harus mengadakan pengawasan dan ketelitian di saat barang-barang tersebut datang dan diserahkan oleh pemasok. Menurut Endar Sugiarto, dkk (1997 : 5) bahwa “Pengawasan pada hakikatnya merupakan usaha memberikan petunjuk kepada para pelaksana agar mereka selalu bertindak sesuai dengan rencana”.

Petugas receiving diharapkan mampu membatasi tindakan-tindakannya dalam mencapai tujuan sehingga tidak menyimpang dari rencana, dan akan berjalan pada garisnya bila ada aturan yang jelas dan dipercaya. Dalam pengawasan juga diperlukan ketelitian dimana pengawasan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan sistem-sistem pengontrolan, yang dapat digambarkan sebagai suatu proses perencanaan perbaikan-perbaikan yang tidak ada hentinya, maka ketelitian sangat diperlukan.

Peranan Receiving :

Peranan Receiving adalah sebagai petugas penerimaan barang. Peranan Receiving itu sendiri antara lain:

1. Menerima dan mencocokkan semua barang-barang yang datang di hotel sesuai dengan order dan didukung oleh Purchase Order atau Market List.

2. Menulis Receiving Report untuk semua barang-barang yang datang di hotel dan memindahkan ke Daily Receiving Sheet yang didistribusikan ke Cost Control.

3. Memberitahukan kepada Storekeepers dan Departemen terkait untuk barang-barang yang datang, sebab barang-barang tersebut harus dipindahkan dari area Receiving Clerk.

4. Memberikan cap pada faktur atau Receiving Report dengan Cap Receiving report dan tanda tangan bila telah diterima.

5. Apabila barang yang datang tidak memenuhi ketentuan standar, dicatat dalam “Memorandum Invoice” dan segera diberitahukan kepada vendor

Tanda tangan oleh Receiving tersebut dimaksudkan untuk membuktikan bahwa barang yang diterima tersebut benar-benar dipesan dan dibutuhkan oleh pihak yang meminta barang. Barang yang telah diterima selanjutnya dibuatkan Receiving Report kemudian dipindahkan ke Dailiy Receiving Sheet berdasarkan nota. Untuk Daily Receiving Sheet ada dua macam yaitu Daily Receiving Sheet Food and Beverage dan Daily Receiving sheet material and Supplies. Selanjutnya Daily Receiving Sheet didistribusikan ke Cost Control.

Prosedur Penerimaan Barang :

Department purchasing melakukan pembelian barang dan memilih supplier sesuai dengan Purchase Requisition ( PR ) dari setiap department , Market List ( ML ) dari main kitchen setelah itu diproses menjadi Purchase Order (PO).
Supplier menyiapkan barang – barang yang akan dikirim ke hotel berdasarkan Purchase Order (PO) dari purchasing
Purchase Order (PO) yang telah diproses diserahkan ke accounting (cost control) untuk dilakukan pemeriksaan harga,kuantitas,dan jenis barang yang akan di beli. Bila Purchase Order (PO) disetujui makaPO ditandatangani oleh accounting dan diserahkan ke receiving bila tidak PO dikembalikan ke Purchasing dengan catatan.
Receiving menerima Purchase Order (PO) dari accounting dan memeriksanya untuk mengetahui barang jenis apa yang akan datang dan diterima oleh receiver.
Supplier datang ke hotel dengan membawa barang yang dipesan oleh hotel / purchasing disertai faktur rangkap 3 (tiga) dan diterima oleh bagian receiving.
Receiver memeriksa barang – barang tersebut berdasarkan kuantitas, kualitas ,harga , dan delivery barang tersebut dan menyesuaikan dengan Purchase Order (PO).
Bila ada perbedaan antara barang yang dikirim dengan Purchase Order (PO), maka receiver berhak menolak serta mengembalikanya barang tersebutkepada supplier.
Bila barang yang datangsesuai dengan Purchase Order (PO), maka barang yang datang diterima oleh receiver dan faktur ditandatangan serta ditulis tanggal penerimaan setelah itu di cap “ RECEIVING”. Faktur duplikat / surat jalan yang sudah di cap dan ditandatangan tadi kemudian diserahkan pada supplier untuk ditukarkan dengan PO pada saat kontra bon.
Barang yang telah diterima oleh receiving diinformasikan pada kitchen, store ,atau POMEC.
Selanjutnya receiver membuat receiving report / laporan penerimaan barang rangkap 3 (tiga) setelah itu receiving report tersebut di tandatangan dan disatukan dengan Purchase Order (PO) dan faktur dari supplier dipisah menjadi 3 rangkap.
Purchase Order (PO),faktur,dan receiving report duplikat diserahkan pada account payable / bagian hutang untuk diproses sebagai bukti pengakuan hutang usaha.